工作方法:提高效率的工作效率的工作方法

孙陶然是拉卡拉集团的创始人,他也是蓝色光标和考拉基金的联合创始人。孙陶然之前写过一本书《创业36条军规》已经成为创业领域的畅销书。而在他的新书《有效管理的5大兵法》中,孙陶然则介绍了他的公司管理经验,他也分享了自己为公司制定的一些管理准则。

我们从中摘出其中六条行动准则。这些准则的目的是为了建立起组织的纪律和协同方法,把每个员工、管理者都变成可沟通、可协同、保持准时、说到做到的靠谱同事。孙陶然认为,如果领导和员工上下级都能按照这些条令执行,公司整体效率就会大大提升。

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而这些管理和行动准则对于管理者和基层员工来说,既是一种管理方法,也是一种工作方法的指导,对每个职场人或许都能有启发,我们分别介绍下其中的六条:

第一,确认指令。

信息在传递过程中会衰减,也会受到环境因素的干扰,加上接收者理解能力差异等的原因,很容易产生理解歧义。在确认指令上,有两种不同模式,一种是简单任务指令的确认,另一种是复杂任务指令的确认。

简单任务收到指令要第一时间回复“收到”,并重复指令内容。按照这种模式“确认指令”,相当于默认这是一个简单任务,你可以完成,并将在一天最多两天之内完成。否则,就要按照“复杂指令确认模式”确认指令。

复杂任务收到指令要第一时间回复“收到”,重复指令内容并告知执行要点及预期完成时间,如果需要人力、物力、财力支援要同时提出。

第二,及时报告。                                                                                              

管理者经常会遇到这样的情况,比如下级在执行中遇到困难停滞不前,却没有上报;某个下级犯的错误其实是另一个下级以前就犯过的等等。发生这样的问题,原因有三个:因为信息没有形成回路,约定的事情被更改,未及时回报给相关负责人;因为出现了新情况没有及时向上级汇报;彼此的进展没有及时相互通报。这些问题,通过“及时报告”准则,很容易解决。

从工具角度看,汇报按照重要和紧急程度区分,重要且紧急的事,用电话说;重要不紧急的事,当面谈。而从内容角度看,要用倒叙方式汇报,先说结果,再说核心论据。很多人喜欢平铺直叙,其实往往会花很多时间而且还说不到要点上。

第三,亲撰周报。

在拉卡拉,孙陶然要求员工必须把亲自撰写的周报在每周一上午12点前发给上级,并且抄送给上级的上级。其实,周报是一种非常好的“上达天听”的机会,一个聪明的干部一定会善用周报,通过周报让上级知道自己的工作内容,渗透自己的影响力,潜移默化地影响上级对自己的看法,争取上级的支持。而对上级来说,这也是一个很好的渠道,让更高级别领导能注意到员工的工作和能力。

第四,说到做到。

这一条我们经常会听到,但在实践中经常会有对“说到做到”的扯皮。这是因为大家对“说到做到”的理解不同。

“说到做到”是一种态度,更是一种能力,需要按照正确的方法来承诺和做事,才能说到做到。首先,想清楚再承诺。其次,承诺时留有余地。再次,承诺了就竭尽全力做到。最后,做不到要第一时间告知。

第五,三点总结。

在拉卡拉,“三点总结”是一条纪律。从大到公司三年战略规划,小到如何接客服电话,一律要求用三点说清楚。

三点总结并不是说总结出最重要的三点,而是用三点把所有的事情说清楚。这是锻炼每个人归纳、总结、提炼能力的法宝。孙陶然认为,如果一件事情你用三点说不清楚,那就说明你还没想清楚。

第六,一页报告。

“一页报告”与“三点总结”有类似的效用。一页纸的报告原则上不会超过1500字,而且应该采取倒叙方式,先结论再讲理由,最后给出行动建议,把所有的论证过程和资料作为附件报告。

这样的报告,简洁明了、言之有物,而且有用,对后续动作有建设性意见。写好“一页报告”有三个步骤:首先,想清楚再动笔。其次,确定结构。再次,确定文风。最后在限定的一页纸中完成不超过1500字的报告。 

以上是孙陶然在拉卡拉集团中制定的一些工作准则,其中也包括了一些工作方法的指导,希望对你能有启发。

 

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